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LINEE GUIDA GRUPPO DI LAVORO CAMPI E SCAMBI GIOVANILI MD 108 ITALY

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LINEE GUIDA GRUPPO DI LAVORO CAMPI E SCAMBI GIOVANILI MD 108 ITALY GRUPPO DI LAVORO CAMPI E SCAMBI GIOVANILI ALLEGATO H Il Gruppo di Lavoro Campi e Scambi Giovanili del MD 108 ITALY è composto: - dal Supervisore
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LINEE GUIDA GRUPPO DI LAVORO CAMPI E SCAMBI GIOVANILI MD 108 ITALY GRUPPO DI LAVORO CAMPI E SCAMBI GIOVANILI ALLEGATO H Il Gruppo di Lavoro Campi e Scambi Giovanili del MD 108 ITALY è composto: - dal Supervisore e Coordinatore MD Campi e Scambi Giovanili; - dai 17 YEC (Youth Exchange Chairperson Responsabile Scambi Giovanili) di ciascun Distretto; - dal Direttore del Campo Italia; - dal Direttore del Campo Italia Disabili; - da tutti i Direttori dei Campi per la Gioventù (distrettuali/interdistrettuali) dei nostri Distretti; - dal Referente MD Leo Campi e Scambi Giovanili; - da tutti i Lions che ricoprono l incarico di Finestra con l estero. A tutte le riunioni potrà partecipare anche il Governatore in carica con delega ai Campi e Scambi Giovanili, quale rappresentante del Consiglio dei Governatori. Il Gruppo di Lavoro si riunisce in forma plenaria almeno due volte durante ogni anno sociale su convocazione del Coordinatore MD. In caso di particolari necessità e/o esigenze, possono essere previste ulteriori riunioni, anche, per praticità organizzativa o logistica, in diverse località seppur con lo stesso tema. La prima riunione si dovrà svolgere tra il mese di Agosto e quello di Ottobre di ogni anno, e comunque entro e non oltre il 15 Ottobre: dovrà prevedere un report sulle attività dell anno sociale appena terminato e dovranno essere diramate le direttive per l anno sociale in corso. La seconda riunione si dovrà svolgere tra il mese di Gennaio e quello di Febbraio, e comunque entro e non oltre il 15 Febbraio: dovrà prevedere un report sulle attività invernali appena svolte e sarà incentrata sulle assegnazioni dei posti in Uscita. La prima riunione è obbligatoria per tutti i membri del Gruppo di Lavoro. Alla seconda riunione, è facoltativa la presenza dei Direttori di Campo. Per quanto riguarda gli YEC, le spese di partecipazione a questi incontri (viaggio, pernottamenti e pasti) saranno a carico di ogni Distretto. Pertanto, ogni Distretto, nel redigere il proprio bilancio, dovrà prevedere un apposito capitolo di spesa per tale Officer Distrettuale (YEC). Ogni YEC, una volta ricevuta la convocazione, dovrà darne notizia al proprio DG e Tesoriere Distrettuale fornendo anche loro un preventivo di spesa. La richiesta di rimborso spese al proprio Distretto dovrà essere inviata al Tesoriere Distrettuale entro e non oltre 30 giorni dalla data della riunione e dovrà sempre essere corredata dagli originali dei giustificativi delle spese sostenute. Qualora uno YEC fosse impossibilitato a partecipare alla prevista riunione, potrà inviare altro Lions appositamente delegato dal proprio DG e scelto tra i Lions inseriti nel Gruppo di Lavoro Campi e Scambi Giovanili dell organigramma distrettuale. Per quanto riguarda i Direttori di Campo, le spese di partecipazione a questi incontri (viaggio, pernottamenti e pasti) saranno a carico di ogni Campo. Pertanto, ogni Campo, nel redigere il proprio bilancio, dovrà prevedere un apposito capitolo di spesa per il proprio Direttore. La richiesta di rimborso spese dovrà sempre essere corredata dagli originali dei giustificativi delle spese sostenute. Qualora un Direttore fosse impossibilitato a partecipare alla prevista prima riunione, potrà inviare altro Lions appositamente delegato dal proprio DG e scelto tra i Lions inseriti nel Gruppo di Lavoro Campi e Scambi Giovanili dell organigramma distrettuale. Per quanto riguarda il Referente Leo Campi e Scambi Giovanili, le spese di partecipazione a questi incontri (viaggio, pernottamenti e pasti) saranno a carico del MD Leo, secondo le modalità di rimborso stabilite dal MD LEO 108 ITALY ogni anno. Pertanto, il MD LEO, nel redigere il proprio bilancio, dovrà prevedere un apposito capitolo di spesa per tale Officer Multidistrettuale. Il Referente Leo, una volta ricevuta la convocazione, dovrà darne notizia al proprio PMD e Tesoriere MD fornendo anche loro un preventivo di spesa. La richiesta di rimborso spese dovrà essere inviata al Tesoriere MD entro e non oltre 30 giorni dalla data della riunione e dovrà sempre essere corredata dagli originali dei giustificativi delle spese sostenute. E fortemente auspicabile che i Lions inseriti negli organigrammi distrettuali nell ambito Campi e Scambi Giovanili, in particolar modo con riferimento agli YEC e Direttori di Campo, abbiano almeno una conoscenza della lingua inglese, siano capaci nell uso del computer (ad esempio: , Word, Excel, Acrobat Reader), abbiano una buona disponibilità di tempo, siano abituati a lavorare con i giovani e per i giovani ed abbiano una buona attitudine a lavorare in gruppo e per il gruppo. Tutti i partecipanti al presente Gruppo di Lavoro dovranno rispettare quanto previsto al cap. XXIII della Board Policy nonché le direttive impartite dal Consiglio dei Governatori e/o dal Supervisore e Coordinatore MD 108 ITALY Campi e Scambi Giovanili. Dovranno altresì prontamente attivarsi all interno dei propri Distretti al fine di selezionare i candidati a partecipare al Programma Campi e Scambi Giovanili, ma soprattutto dovranno reperire un congruo numero di Famiglie Ospitanti per fornire ospitalità ai giovani partecipanti stranieri, sia nel periodo estivo (15 Giugno 15 Agosto) sia nel periodo invernale (7 Dicembre 15 Gennaio). SUPERVISORE E COORDINATORE MD 108 ITALY CAMPI E SCAMBI GIOVANILI Il Supervisore e Coordinatore MD 108 ITALY Campi e Scambi Giovanili (per praticità ora indicato come Coordinatore MD ) è nominato annualmente dal Consiglio dei Governatori durante il primo CdG dell anno sociale. Il Coordinatore MD dovrà essere scelto tra quei Lions che, oltre a riconosciute doti di leadership, abbiano una buona conoscenza della lingua inglese (e possibilmente anche di una seconda lingua straniera), siano pratici nell uso del computer e che soprattutto abbiano maturato una pluriennale esperienza nell ambito dei Campi e Scambi Giovanili. Costituirà titolo preferenziale l aver partecipato ai Campi e Scambi Giovanili non solo nel nostro Multidistretto ma anche all estero (Camper, Staff Member, Camp Director, Camp Assistant). Il Coordinatore MD, a titolo esemplificativo e non limitativo, dovrà: - seguire quanto previsto dal cap. XXIII della Board Policy, nonché le indicazioni ricevute dal Consiglio dei Governatori in carica; - concordare con il Governatore in carica con delega ai Campi e Scambi Giovanili le date delle due riunioni annualmente previste; - provvedere a redigere le relative convocazioni, oltre che a concordare con i Distretti organizzatori le modalità di svolgimento delle suddette riunioni; - condurre le suddette riunioni ed impartire le giuste direttive, così come concordate a livello europeo; - mantenere i contatti con tutti i membri del presente Gruppo di Lavoro, nonché con i propri corrispondenti stranieri; - amministrare e gestire i fondi a disposizione degli Scambi Giovanili; - svolgere ogni attività utile a migliorare ed implementare il Programma Campi e Scambi Giovanili del MD 108 ITALY. Dovrà inoltre amministrare e gestire i fondi a disposizione degli Scambi Giovanili, provenienti dalla quota pro- Socio annualmente deliberata dal Congresso Nazionale, depositati sul conto corrente bancario aperto dal MD 108 ITALY e con firma per operare del Coordinatore MD. Entro il 15 Settembre di ogni anno, il Coordinatore MD dovrà inviare alla Segreteria Nazionale tutta la documentazione relativa alle spese sostenute nel precedente anno sociale, oltre ad un riepilogo analitico delle Entrate/Uscite. Il suddetto conto corrente bancario non potrà mai presentare passività ed eventuali avanzi attivi alla fine dell anno sociale, essendo depositati presso un conto corrente Multidistrettuale, saranno rimandati al successivo anno sociale e rimarranno pertanto a disposizione del Coordinatore MD per essere utilizzati per gli Scambi Giovanili. Il Coordinatore MD ha diritto al rimborso delle spese sostenute, secondo le modalità di rimborso stabilite dal MD 108 ITALY ogni anno, per ogni sua partecipazione ad incontri/eventi/riunioni nella sua veste di Officer MD, sia in Italia che all estero (Europa Forum, Congresso Nazionale). Ogni anno, entro il 15 Ottobre, il Coordinatore MD presenterà al CdG i due nominativi, scelti tra i 17 YEC del precedente anno sociale, che si sono particolarmente distinti nelle loro attività all interno dei Campi e Scambi Giovanili, anche in ragione dei parametri di valutazione dettati dalla Sede Centrale, quali candidati del MD 108 ITALY per il riconoscimento assegnato dalla Sede Centrale e denominato YEC TOP TEN. La presentazione dei due candidati dovrà essere redatta sia in italiano che in inglese affinché possa poi essere trasmessa alla Sede Centrale: tale presentazione dovrà anche essere corredata dalla modulistica, debitamente compilata dal Coordinatore MD, prevista dalla Sede Centrale. Il CdG, per tramite del suo CC in carica, provvederà a ratificare dette candidature ed a trasmetterle alla Sede Centrale entro e non oltre il 15 Novembre di ogni anno (o comunque entro il termine perentorio indicato dalla Sede Centrale). * * * * * LINEE GUIDA GRUPPO DI LAVORO CAMPI E SCAMBI GIOVANILI MD 108 ITALY AGENZIA VIAGGI DI RIFERIMENTO AGENZIA VIAGGI DI RIFERIMENTO Ogni tre anni il Gruppo di Lavoro Campi e Scambi Giovanili, durante la prima riunione plenaria, selezionerà almeno due Agenzie Viaggi di riferimento per i Partecipanti al Programma Campi e Scambi Giovanili ferma restando la libertà di scelta della famiglia del partecipante. Le Agenzie Viaggi, per essere valutate, dovranno essere in grado di fornire, ai Partecipanti al Programma Campi e Scambi Giovanili, le seguenti prestazioni: - invio di proposte di viaggio rispondenti alle indicazioni (date, fasce orarie e aeroporto di destinazione) indicati dai Responsabili del Programma; - emissione dei documenti di viaggio rispondenti alle indicazioni (date, fasce orarie e aeroporto di destinazione) indicati dai Responsabili del Programma; - rilascio di eventuali visti necessari allo svolgimento del viaggio; - emissione di idonee proposte assicurative per: o annullamento viaggio; o smarrimento/danneggiamento bagaglio; o copertura spese mediche; o polizza Infortuni (Morte ed Invalidità Permanente); o polizza di Responsabilità Civile verso Terzi. - numero di telefono dedicato per reperibilità 24h su 24h e 7 giorni su 7 giorni; - servizi accessori. I prezzi massimi richiedibili da parte delle Agenzie Viaggi selezionate e proposte ed i capitali/massimali minimi da offrire si intendono così definiti: PRESTAZIONE PREZZO MASSIMO RICHIEDIBILE (compresa IVA) Diritti su voli aerei con destinazione Europa Diritti su voli aerei con destinazione Bacino del Mediterraneo Diritti su voli aerei Intercontinentali 100,00 Diritti su voli aerei con destinazione Australia (comprensivi di diritti voli interni e emissione visto ETA) 100,00 Diritti su biglietti ferroviari con destinazione Europa Diritti per emissione visto ESTA 10,00 Diritti per servizio visti a Consolato (oltre ai diritti consolari ed ai diritti dell'agenzia consolare) 15,00 Spese di spedizione dei passaporti con visto ai Partecipanti con Corriere Espresso mediche con destinazione Europa - durata max 45 giorni mediche con destinazione Bacino del Mediterraneo - durata max 45 giorni mediche con destinazione Australia - durata max 45 giorni 15,00 70,00 + 4,5% costo biglietto 70,00 + 4,5% costo biglietto 70,00 + 4,5% costo biglietto mediche con 210,00 + 4,5% destinazione Resto del Mondo (esclusi USA/Canada) - durata max 45 giorni costo biglietto mediche con destinazione USA/Canada - durata max 45 giorni Polizza assicurativa Infortuni Polizza assicurativa Responsabilità Civile PRESTAZIONE 280,00 + 4,3% costo biglietto 10,00 CAPITALI / MASSIMALI MINIMI Mancata riconsegna/danneggiamento bagaglio 500,00 Ritardata consegna (acquisti di prima necessità) 150,00 Spese mediche per Infortunio o Malattia con destinazione Europa ,00 Spese mediche per Infortunio o Malattia con destinazione Asia ,00 Spese mediche per Infortunio o Malattia con destinazione Africa ,00 Spese mediche per Infortunio o Malattia con destinazione Oceania ,00 Spese mediche per Infortunio o Malattia con destinazione Centro-Sud America ,00 Spese mediche per Infortunio o Malattia con destinazione Nord America/Canada ,00 Infortuni - caso Morte ,00 Infortuni - caso Invalidità Permanente ,00 Responsabilità Civile verso Terzi ,00 Il Gruppo di Lavoro Campi e Scambi Giovanili potrà valutare esclusivamente Agenzie Viaggi in possesso di codice IATA (es. 38-x xxxx x) e di impianto Sipax Plus Trenitalia e che non abbiano subito perdite nel bilancio d esercizio nel corso dell ultimo triennio. Le Agenzie Viaggi che saranno scelte dal presente Gruppo di Lavoro saranno indicate come Agenzie Viaggi di riferimento per i giovani che, nell ambito del Programma Campi e Scambi Giovanili, partiranno dall Italia e si recheranno all estero. Le Agenzie Viaggi di riferimento così indicate forniranno a questi giovani partecipanti proposte di viaggio (solo trasporto no soggiorno) ed assistenza in caso di acquisto. Le Agenzie Viaggi selezionate si impegnano ad inviare a ciascun Partecipante al Programma una proposta di viaggio, secondo le indicazioni di viaggio ricevute dai responsabili del Programma, non vincolante per il partecipante stesso. Il Lions Clubs International MD 108 ITALY ed i responsabili del Programma non possono in alcun modo garantire un numero minimo di biglietti e/o servizi acquistati dai partecipanti al Programma, che restano liberi di avvalersi dei servizi di altre Agenzie Viaggi. Le Agenzie Viaggi selezionate non potranno fare uso del logo Lions e neppure del nome Lions, al fine di non creare confusione nei Partecipanti; potranno, in ogni caso, indicare di essere l Agenzia Viaggi di riferimento per i Partecipanti del Programma del Lions Clubs International MD 108 ITALY, secondo le modalità che saranno stabilite e autorizzate dallo stesso Lions Clubs International MD 108 ITALY. Le Agenzie Viaggi indicate dal Lions Clubs International MD 108 ITALY si obbligano a fornire, ogni anno, n. 350 gadget (ad esempio, t-shirt o altro concordato con il Coordinatore MD ed il Governatore con delega ai Campi e Scambi Giovanili) ai Partecipanti al Programma. Tali gadget dovranno recare il logo indicato dai Responsabili del Programma e potranno anche essere dotate, nelle dimensioni e nella posizione decise dai Responsabili del Programma, del logo dell Agenzia Viaggi stessa. Le spese del gadget scelto e di spedizione sono a completo carico dell Agenzia Viaggi. I gadgets andranno spediti, nei quantitativi indicati, al Responsabile Scambi Giovanili di ogni Distretto (in totale, 17 spedizioni). I gadget dovranno essere consegnati nei 17 Distretti entro e non oltre il 15 Maggio di ogni anno. Le proposte di viaggio dovranno essere sempre comunicate ai Partecipanti via , inserendo in CC anche i Responsabili del Programma di riferimento. Si precisa che le Agenzie Viaggi dovranno sempre proporre la miglior soluzione di viaggio in termini tariffari e di scali richiesti purché conforme a quanto richiesto dai Referenti esteri in termini di orari/date/luoghi di arrivo e comunicato al Proponente per tramite dei Referenti italiani per il Programma. Le Agenzie Viaggi selezionate si impegnano, pena esclusione dalla selezione, a mettere a disposizione dei Partecipanti un numero di telefono d emergenza da poter contattare 7 giorni su 7 e 24 h su 24. L operatore dovrà fornire assistenza in caso di reale necessità ed emergenza da parte del Partecipante (scioperi, cancellazione voli, riprotezione volo, etc.), consapevoli del fatto che, a check-in avvenuto, il Partecipante potrebbe solo richiedere una consulenza in quanto la responsabilità del suo viaggio, da quel momento, viene assunta dalla Compagnia aerea/ente aeroportuale. Le Agenzie Viaggi selezionate dovranno comunicare ad ogni Partecipante i documenti d identità necessari per l espatrio e dovrà verificarne la relativa validità. D accordo con il Coordinatore MD, le Agenzie Viaggi predisporranno un sintetico vademecum con tutte le indicazioni di viaggio necessarie ad ogni Partecipante. Le Agenzie Viaggi dovranno avere operativo un indirizzo di posta elettronica ( ) riservata ai Partecipanti ed ai Responsabili del Programma.
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